APLICACIONES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

 

 Las empresas trabajan en múltiples proyectos al mismo tiempo. Forman equipos de personal y los asignan a líderes experimentados que asumen la responsabilidad de asegurar el éxito del proyecto y su oportuna finalización.

Esto requiere mucho trabajo para ser completado de una manera bien organizada y dentro de los plazos designados. Una aplicación de planificación de proyectos ayuda a gestionar los proyectos empresariales en una plataforma común. Asegura la visibilidad del progreso de cada proyecto en un sistema integrado. Por esto es que están ganando en importancia y se espera que el mercado de las aplicaciones de gestión de proyectos crezca un 10,7% hasta 2025.

Ya sea la gestión del presupuesto, la garantía de la colaboración de los miembros del equipo o la gestión de los recursos implicados, todos los factores son igualmente importantes a la hora de ejecutar un proyecto.

1. Basecamp

Es una de las herramientas de gestión de proyectos online más valoradas por su sencillez y eficacia. Sus principales características son la simplificación de los métodos de trabajo y la fluidez de la comunicación entre sus usuarios. Entre sus funciones destacan:

• Compartir archivos entre los miembros de un equipo
• Asignar tareas
• Planificar calendarios
• Generar informes
• Establecer fechas de entrega

2. Casual

Casual se diferencia de otras herramientas por el uso de los diagramas de flujo. Estos permiten visualizar de forma rápida las tareas finalizadas y las que han quedado pendientes dentro del proyecto. Recomendable para grupos de trabajo pequeños y para proyectos personales.

3. Trello

Esta aplicación, muy útil no sólo para proyectos de trabajo, sino también para la organización de tareas personales, funciona como una pizarra virtual. La información se organiza en tableros verticales de tal forma que puedas ver de modo rápido todas las tareas pendientes o ya realizadas de tu proyecto.

4. Microsoft Project

Es una de las aplicaciones más conocidas y usadas en la gestión de proyectos. Entre sus ventajas está la gran variedad de plantillas personalizables de las que dispone, la posibilidad de crear informes y también posibilita conversaciones en tiempo real.
Se puede acceder a ella desde distintos dispositivos por lo que los integrantes del equipo pueden ver las tareas, los informes o las escalas de tiempo en cualquier lugar.

5. Active Collab

Aplicación gratuita que se puede instalar en un servidor propio que tenga el lenguaje PHP y un servidor de bases de datos MySQL. Su uso es sencillo y la persona encargada de gestionar el proyecto podrá asignar tareas, agregar miembros al equipo o recibir notificaciones por correo con las actualizaciones. No es necesario iniciar sesión en el sistema si se necesita responder o enviar comentarios por correo electrónico.

6. Asana

Esta herramienta tiene una versión para web y otra para móvil. A través de ella podrás gestionar y visualizar el trabajo desde un solo lugar. Se integra con otras aplicaciones y permite hacer búsquedas y establecer tiempos para cada tarea. En cada equipo hay un espacio de trabajo, dentro de este están los proyectos y estos a su vez contienen tareas.

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7. Podio

Según sus propios creadores, esta herramienta “fomenta la concentración y la claridad que los trabajadores necesitan para volcarse por completo en su trabajo”. Es fácil de administrar, facilita la comunicación entre clientes y empleados y la función de flujos de trabajo avanzados elimina las tareas repetitivas.

8. Wrike

Además de programar tareas y permitir fácilmente el seguimiento de los trabajos, Wrike facilita la comunicación entre sus usuarios ya que trabaja de forma colaborativa y visualiza con cambios que se realicen en tiempo real. Muchos analistas la consideran como la aplicación perfecta para todas aquellas personas que no tengan experiencia en este tipo de herramientas.

9. Sinnaps

 

El entorno de trabajo se basa en un calendario en el que se van colocando las actividades a desarrollar. Comparte la información de los proyectos con los colaboradores y define sus permisos de visualización, es decir, que la propia herramienta hace que toda esa información llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. Además hace recomendaciones sobre cómo mejorar la gestión del proyecto y crea flujos de trabajo de forma colaborativa.

¿QUE ES UN DIAGRAMA DE GANTT?

 

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales y basado en el tiempo que representa un plan de proyecto en un periodo. Lo inventó Henry Gantt alrededor de 1910 y se utilizó mucho a lo largo del siglo XX para programar proyectos. Las tareas enumeradas a la izquierda del gráfico tienen sus barras correspondientes en la línea de tiempo y estas reflejan el flujo de trabajo en un proyecto. Las fechas de inicio y fin de las tareas, los hitos, las dependencias entre las tareas y las personas asignadas son componentes típicos de los diagramas de Gantt. El software moderno se basa en el concepto original: en el software de diagramas de Gantt, se puede encontrar estructura de tareas plegable, camino crítico, barras de progreso, paneles de gestión de recursos y mucho más.

¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?

Los gestores de proyecto utilizan los diagramas de Gantt y los de producto para desglosar un proyecto en elementos de trabajo manejables, mantenerse organizados y visualizar las dependencias entre las tareas.

Creación y gestión de un proyecto completo

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para dividir ese proyecto grande y único en tareas más pequeñas y manejables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las personas asignadas y los hitos.

Cómo mantenerse organizado

En la etapa de ejecución de proyectos grandes, organizados y detallados, los diagramas de Gantt ayudan a visualizar el proceso y el progreso. La herramienta alinea los equipos manteniendo a todos centrados en los mismos objetivos y trabajando en una sola línea de tiempo.

Determinación de la logística y las dependencias de tareas

Los diagramas de Gantt pueden emplearse para vigilar la logística de un proyecto particular, incluso de uno pequeño. Las dependencias de las tareas, que se visualizan como flechas de colores en la mayoría de los programas de diagramas de Gantt, ayudan a garantizar que una nueva tarea solo pueda comenzar una vez que se haya completado otra. Si una tarea se retrasa, entonces es posible que algún software de diagramas de Gantt reprograme automáticamente la siguiente tarea. Este tercer caso de uso aborda las necesidades de los entornos con varios equipos.

Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son útiles para simplificar proyectos complejos. La herramienta presenta miles de datos de una manera increíblemente visual y agregable. El gráfico de barras mantiene las tareas en marcha cuando hay varios interesados y equipos grandes o numerosos, o cuando el alcance cambia con frecuencia. Otra ventaja de utilizar el diagrama de Gantt es que mantiene una visión a vista general de todo el proyecto, especialmente de todos los hitos y plazos. El diagrama de Gantt es eficiente como herramienta de primera alerta.

Cómo utilizar un diagrama de Gantt

Repasemos rápidamente un modelo de flujo de trabajo del diagrama de Gantt tal y como lo utilizaría un gestor de proyectos en cascada o híbridos.

• Determinar un calendario de proyectos: divide los proyectos en elementos de trabajo manejables; programa los epics, las historias, tareas y subtareas resultantes a tiempo (estableciendo fechas de inicio y de fin).
• Establecer funciones, responsabilidades y recursos: asegúrate de que dispones de recursos suficientes para la cantidad de trabajo y utiliza los paneles de gestión de recursos para evitar asignar recursos de menos o de más.
• Supervisar el progreso del proyecto: utiliza barras de progreso para supervisar el progreso de la subtarea en los niveles de epic.
• Identificar los hitos: los hitos son "momentos de la verdad"; son logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.
• Encontrar y notificar problemas: localiza problemas reales y amenazantes utilizando el diagrama de Gantt y utiliza la función de camino crítico para identificar las tareas que afectarán a la fecha de finalización del proyecto.

Ejemplos de diagramas de Gantt 

 

Los diagramas de Gantt siguen siendo un importante instrumento de gestión de proyectos en diversos sectores. A finales de la segunda década del siglo XXI, el Project Management Institute llegó a la conclusión de que solo el 11 % de las organizaciones eran totalmente ágiles. En otras palabras, el 89 % de las organizaciones emplean metodologías de gestión de proyectos en cascada (generalmente, en niveles de gestión superiores) además de las ágiles. Esto se denomina enfoque híbrido. Si piensas en "fechas y plazos", entonces probablemente te encuentres entre ese 89 % que necesita diagramas de Gantt basados en el tiempo.

Dos diagramas de Gantt distintivamente diferentes se aplican a los que tratan Jira como una herramienta de gestión de proyectos (o herramienta PPM). Las capturas de pantalla que se muestran a continuación provienen de una herramienta llamada BigPicture.

¿QUE ES UN PPROCESO?

 

Son series ordenada y sucesiva de actividades que realizan personas sobre algo, para obtener un resultado con valor añadido que cubra las necesidades de los clientes y de los grupos de interés de acuerdo con la misión de la organización.

DEFINICIONES DE PROCESO

NORMA ISO 9000:2005

 Conjunto de recursos y actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida y resultados.

 

CLUB DE GESTIÓN DE LA EXCELENCIA

Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el cliente

 

ESQUEMA DE UN PROCESO 

 COMPONENTES DE UN PROCESO

Componente del proceso son las partes de un proceso: entradas, salidas, mecanismos y controles.

• Las entradas son recursos o datos que deben estar presentes, y “triggers” (diferentes tipos de eventos) que invocan un proceso.
•  Los mecanismos son las “herramientas”, incluyendo máquinas, sistemas y personas, que realizar “actividades”, las acciones sobre y en respuesta a los insumos.
•  Los controles son los requisitos, restricciones, guías y restricciones; y
  definiendo las leyes, políticas, normas y reglamentos que configuran y determinan la
  acciones sobre los insumos. Los mecanismos y controles pueden ser los mismos: para
  ejemplo, regulaciones, dinero o personas.

•  Las salidas son los resultados de las acciones de los mecanismos, guiados por la controles y mecanismos, sobre los insumos. De manera óptima, los productos son servicios o productos que cumplen o exceden el tiempo, la calidad o las expectativas de clientes de la organización. También pueden ser eventos que desencadenan otros procesos en la misma o en una organización diferente.